Sprechzeit-KI
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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

SIA BORSJA95
Mazā Krasta iela 39-13, LV-1003 Rīga, Lettland
Vertreten durch: Rihards Švečikovs (Valdes loceklis)
E-Mail: info@sprechzeit-ki.de
Telefon: +49 155 11548141

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 DSGVO – je nach Vorgang lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag bzw. Vertragsanbahnung) oder lit. f (berechtigtes Interesse).

3. Hosting (Cloudflare)

Diese Website wird über Cloudflare Workers bereitgestellt (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Beim Aufruf der Website verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp) in Server-Logs. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und performanten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich bestehen Standardvertragsklauseln.

4. Anfrage- und Onboardingformular

Wenn Sie unser Formular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (insbesondere Name der Kontaktperson, Firmierung, Rechtsform, Geschäftsanschrift, Register- und Steuerangaben soweit vorhanden, Kontaktdaten, gewünschtes Paket, Öffnungszeiten, Telefonie- und Rufnummernangaben, Provider-Verifizierungsstatus sowie Aufgaben, Risikoeinstufung und Spracheinstellungen für die Assistenz), um den Vertrag durchzuführen, ein zunächst inaktives Kundenkonto anzulegen, die zulässige Telefonie-Einrichtung vorzubereiten und vor Aktivierung zu prüfen, ob eine zusätzliche Datenschutz- oder Compliance-Prüfung erforderlich ist. Bitte übermitteln Sie im Onboarding keine Daten realer Anrufer, Patienten oder Mandanten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten) und bei Kontaktpersonen eines Geschäftskunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Vertragsdurchführung und Missbrauchsvermeidung). Die erforderliche Vertragsverarbeitung wird nicht auf eine widerrufliche Einwilligung gestützt.

Hochgeladene Firmen- und Adressnachweise werden zur Telefonie-Verifizierung verschlüsselt gespeichert und nur autorisiertem Einrichtungspersonal bereitgestellt. Die Übermittlung an Zadarma erfolgt im Rahmen Ihres Auftrags. Dateien werden nach 30 Tagen aus unserem Uploadspeicher gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Speicherfristen des Providers bleiben davon unberührt.

An der Verarbeitung sind folgende Dienstleister beteiligt:

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Kontakt per E-Mail

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).

6. Demo-Anrufe und KI-Telefonie mit „Helmut“

Bei Anrufen an Helmut werden Rufnummer (soweit übermittelt), Zeitpunkt, Dauer und Gesprächsinhalte technisch verarbeitet, damit Sprache erkannt, eine Antwort erzeugt und eine Zusammenfassung erstellt werden kann. Audio wird hierfür während des Gesprächs an die eingesetzten Sprach- und KI-Dienste übertragen.

Standardmäßig soll keine dauerhafte Audioaufnahme gespeichert werden. Transkripte und Zusammenfassungen können – abhängig von der mit dem Geschäftskunden vereinbarten Konfiguration – verarbeitet und gespeichert werden. Eine Audioaufzeichnung darf nur aktiviert werden, wenn hierfür eine tragfähige Rechtsgrundlage und die erforderliche Information bzw. Einwilligung der Gesprächsteilnehmer sichergestellt ist.

Helmut weist Anrufer zu Beginn darauf hin, dass sie mit einer KI-Telefonassistenz sprechen. Für Telefonie, Spracherkennung, Sprachsynthese und KI-Verarbeitung können insbesondere Zadarma, Vapi und ElevenLabs als technische Dienstleister eingesetzt werden. Je nach Anbieter können Daten in Drittländer übermittelt werden; hierfür werden die jeweils erforderlichen Transfermechanismen genutzt.

Bei produktiver Nutzung durch Geschäftskunden erfolgt die Verarbeitung von Anruferdaten grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden. Vor Aktivierung muss deshalb eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen sein. Konfigurationen mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten, regulierten Tätigkeiten, gezielter Nutzung durch Minderjährige oder ausgehenden Werbeanrufen werden nicht automatisch aktiviert, sondern zunächst gesondert geprüft.

7. Zahlungen über Stripe

Für Zahlungen und Abonnements nutzen wir Stripe. Beim Checkout verarbeitet Stripe insbesondere Zahlungs-, Rechnungs-, Kontakt- und Transaktionsdaten. Die Zahlungsabwicklung erfolgt direkt bei Stripe; vollständige Kartendaten werden nicht von uns gespeichert. Nach erfolgreichem Checkout erhalten wir die für Vertrag, Abrechnung und Onboarding notwendigen Zahlungs- und Statusinformationen.

8. Cookies, lokale Speicherung und optionale Statistik

Wir speichern Ihre Entscheidung zu optionaler Statistik im notwendigen Cookie sz_consent für 180 Tage. Es enthält nur die Version und Ihre Ja/Nein-Auswahl, keine Besucherkennung. Ihre gewählte Sprache kann lokal im Browser gespeichert werden. Diese Speicherung dient der von Ihnen angeforderten Einstellung (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Nur wenn Sie „Statistik erlauben“ wählen, erfassen wir Seitenaufrufe, wichtige Klicks (z. B. Tarifauswahl und Öffnen des Chats), die Herkunftskategorie (z. B. Suchmaschine oder direkter Zugriff) und eine grobe Bildschirmgrößenklasse (Telefon, Tablet, Desktop). Keine Formulareingaben, Chat-Inhalte, vollständigen Verweis-URLs oder Besucherkennungen werden in dieser Statistik gespeichert. Sie wird als tägliche Zähler in Cloudflare D1 gespeichert und nach 90 Tagen bei der regelmäßigen Bereinigung entfernt. Seitenaufrufe sind keine Zahl eindeutig identifizierter Personen.

Rechtsgrundlagen der optionalen Analyse sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG. „Nur notwendige“ lehnt die Analyse ab. Über „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende können Sie Ihre Auswahl jederzeit für die Zukunft ändern. Ablehnen beeinträchtigt weder die Website noch den Chat.

KI-Produkthilfe im Website-Chat

Wenn Sie eine freie Frage senden, verarbeiten wir Ihre Frage und einen begrenzten Ausschnitt des Gesprächs mit Cloudflare Workers AI, um passende bestätigte Produktinformationen auszuwählen. Schnellfragen liefern direkt hinterlegte Informationen. Bitte geben Sie keine sensiblen Daten oder Daten anderer Personen ein. Der Chat nimmt keine Buchungen vor und greift nicht auf Kundenkonten zu.

Sprechzeit speichert keine Chatverläufe auf dem Server. Der Verlauf besteht nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und wird beim Neuladen oder über „Neu beginnen“ verworfen. Nach Angaben von Cloudflare werden die Inhalte ohne ausdrückliche Zustimmung nicht zum Modelltraining verwendet. Die Verarbeitung erfolgt über die Infrastruktur von Cloudflare; eine ausschließliche Verarbeitung in der EU wird hier nicht zugesagt. Für das Hosting gelten die Angaben in Abschnitt 3.

Die Bearbeitung einer Produktanfrage erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beziehungsweise bei Ansprechpartnern von Unternehmen aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung der Anfrage (lit. f). Zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir die IP-Adresse technisch und speichern daraus einen stündlich wechselnden, geheim geschlüsselten Prüfwert mit Anfragezähler, getrennt von der Statistik. Dieser wird nach Ablauf von höchstens drei Stunden bereinigt. Technisch notwendige Hosting-Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung genügt eine formlose E-Mail an info@sprechzeit-ki.de. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren – in Lettland: Datu valsts inspekcija (dvi.gov.lv), oder bei der für Ihren Wohnort zuständigen Behörde.

10. Datensicherheit

Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Privacy Policy

1. Controller

SIA BORSJA95
Mazā Krasta iela 39-13, LV-1003 Rīga, Latvia
Represented by: Rihards Švečikovs (Member of the Board)
Email: info@sprechzeit-ki.de
Phone: +49 155 11548141

2. General Information

We process personal data only to the extent necessary to provide our website and services. Legal bases are Art. 6(1) GDPR – depending on the operation, point (a) (consent), point (b) (contract or pre-contractual steps) or point (f) (legitimate interest).

3. Hosting (Cloudflare)

This website is served via Cloudflare Workers (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). When you visit the site, Cloudflare processes technically necessary data (IP address, date and time, requested page, browser type) in server logs. The legal basis is our legitimate interest in secure and performant operation (Art. 6(1)(f) GDPR). Cloudflare is certified under the EU-US Data Privacy Framework; standard contractual clauses are additionally in place.

4. Enquiry and Onboarding Form

If you use our form, we process the data you provide (in particular the contact person's name, legal business identity and address, registration and tax details where available, contact, telephony and number details, provider-verification status, selected package, opening hours, risk classification, tasks and language settings) to perform the contract, prepare an inactive customer account and telephony setup, and determine whether additional privacy or compliance review is required before activation. Do not submit data relating to actual callers, patients or clients in this form.

The legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR (contract and pre-contractual steps), Art. 6(1)(c) GDPR (legal obligations), and Art. 6(1)(f) GDPR for a business customer's contact persons (contract administration and abuse prevention). Contractually necessary processing is not based on revocable consent.

Uploaded business-registration and address documents are stored encrypted for telephone verification and made available only to authorised setup staff. They are forwarded to Zadarma under your instruction. Files are deleted from our upload storage after 30 days; statutory retention duties and the provider’s retention periods remain unaffected.

The following service providers are involved in processing:

Your data is deleted once it is no longer required for processing and no statutory retention obligations apply.

5. Contact by Email

If you contact us by email, we process your details to handle the enquiry (Art. 6(1)(b) or (f) GDPR).

6. Demo Calls and AI Telephony with “Helmut”

When calling Helmut, the caller number (if transmitted), time, duration and conversation content are technically processed so that speech can be recognized, a response can be generated and a summary can be produced. Audio is transmitted during the call to the speech and AI services used for this purpose.

By default, no persistent audio recording should be stored. Transcripts and summaries may be processed and stored depending on the configuration agreed with the business customer. Audio recording may only be enabled where an appropriate legal basis and the required information or consent of participants are ensured.

Helmut informs callers at the beginning that they are interacting with an AI telephone assistant. Technical providers for telephony, speech recognition, speech synthesis and AI processing may include Zadarma, Vapi and ElevenLabs. Depending on the provider, data may be transferred to third countries using the required transfer mechanisms.

For productive use by business customers, caller data is generally processed on behalf of the respective business customer. A data processing agreement under Article 28 GDPR must be in place before activation. Configurations involving special-category data, regulated activities, services intentionally directed at minors or outbound marketing calls are not activated automatically and require separate review.

7. Payments through Stripe

We use Stripe for payments and subscriptions. During Checkout, Stripe processes payment, billing, contact and transaction data. Payment details are processed directly by Stripe; we do not store complete card details. After a successful Checkout, we receive the payment and status information required for the contract, billing and onboarding.

8. Cookies, Local Storage and Optional Analytics

We save your optional-analytics choice in the necessary sz_consent cookie for 180 days. It contains only the version and your yes/no choice, not a visitor identifier. Your selected language may be saved locally in your browser. This storage provides the setting you requested (Section 25(2) TDDDG).

Only after you select “Allow analytics” do we count page views, key clicks (such as plan selection or opening chat), source category (such as a search engine or direct access) and a broad screen-size category (phone, tablet, desktop). This analytics store contains no form entries, chat contents, full referral URLs or visitor identifiers. Daily aggregate counters are stored in Cloudflare D1 and removed after 90 days during scheduled cleanup. Page views do not count uniquely identified people.

Optional analytics rely on consent under Article 6(1)(a) GDPR and, where required, Section 25(1) TDDDG. “Necessary only” declines analytics. You can change your choice for future processing at any time via “Cookie settings” at the bottom of the page. Declining does not prevent use of the website or chat.

AI product help in website chat

When you send a free-form question, we process the question and a limited excerpt of the conversation using Cloudflare Workers AI to select relevant confirmed product information. Quick questions return stored information directly. Please do not provide sensitive data or other people's information. The chat does not make bookings or access customer accounts.

Sprechzeit does not store chat transcripts on its server. The history is held only in the open page's memory and cleared on reload or “Start again”. Cloudflare states that content is not used for model training without explicit consent. Processing uses Cloudflare infrastructure; processing exclusively in the EU is not promised here. Section 3 describes hosting.

Product enquiries are processed for pre-contractual steps under Article 6(1)(b) GDPR or, for business representatives, our legitimate interest in answering the enquiry under point (f). For abuse prevention we technically process the IP address and store an hourly changing, secretly keyed verification value with a request counter, separately from analytics. It is cleaned up within a maximum of three hours. Necessary hosting processing remains separate.

9. Your Rights

Regarding your personal data, you have the following rights:

An informal email to info@sprechzeit-ki.de is sufficient. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority – in Latvia: Datu valsts inspekcija (dvi.gov.lv), or with the authority responsible for your place of residence.

10. Data Security

This website is transmitted encrypted via HTTPS/TLS.

11. Changes

We will update this privacy policy when our services or the legal situation change. The version published here applies.

Stand: 5. Oktober 2026

Last updated: 5 October 2026